Multifunktionsdrucker Ratgeber
Übersicht
Als Multifunktionsdrucker wird ein Drucker bezeichnet, welcher Funktionen einzelner Geräte in sich vereint. In der Regel umfasst dies Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen. Ein solches Gerät ist in fast jedem großen Büro Standard-Ausstattung, wird aber auch für Privatpersonen immer beliebter. Vor dem Kauf eines neuen Multifunktionsdruckers muss einiges beachten werden.
Allgemeine Information zum Multifunktionsdrucker
Für die Entscheidung über den Kauf eines Multifunktionsdruckers muss folgendes bekannt sein: Was ist ein Multifunktionsdrucker, wie funktioniert er? Welche Eigenschaften zeichnen ihn aus? Welche Vor- und Nachteile hat er gegenüber anderen Geräten?
Aufbau und Funktionsweise
Der Multifunktionsdrucker ist meist mit mehreren Papierfächern ausgestattet, von denen eines ausgewählt werden kann, um auf dem enthaltenen Papier zu drucken. Darüber befinden sich die Ausgabefächer auf denen das Druckerzeugnis zur Ablage kommt. Die gläserne Kopier- und Scanfläche ist mit einer aufklappbaren Abdeckung versehen.
Die meisten Multifunktionsgeräte haben in dieser Abdeckung einen automatischen Papiereinzug, welcher es erlaubt, Dokumente stapelweise zu kopieren, ohne jedes Blatt einzeln ablegen zu müssen. Das Bedienelement befindet sich neben der Abdeckung oder vorn am Gerät. Über Knöpfe und/oder Touchscreen können Einstellungen vorgenommen, sowie Dokumente gefaxt werden. Manche Geräte haben ein Display, andere nicht.
Ein solcher Multifunktionsdrucker vereint daher alle wichtigen Büroarbeiten in einem Gerät. Mit ihm kann gedruckt, kopiert, gescannt und gefaxt werden.
Vorteile und Nachteile eines Multifunktionsdruckers
Ein Multifunktionsgerät ist immer platzsparender als alle Einzelgeräte zusammen. Das gilt auch für den Preis – ein Gerät ist billiger als vier einzelne. Weiterhin zeichnet sich der Multifunktionsdrucker durch kürzere Arbeitswege und daher Arbeitszeiten aus.
Weitere Vorteile des Multifunkionsgerätes sind die erleichterte Bedienung durch ein einheitliches Konzept und nur eine Bedienungsanleitung. Konfiguration und bevorzugte Einstellungen sind nur bei einem Gerät vorzunehmen. Außerdem belegt ein Multifunktionsdrucker nur eine Steckdose und verbraucht weniger Energie.
Die Nachteile sollten gewissenhaft abgewogen werden. Ein Multifunktionsgerät ist schwerer als ein Einzelgerät und braucht daher einen besonderen Platz (es kann zu Beispiel nicht auf dem Schreibtisch abgestellt werden). Qualitativ können nicht alle Multifunktionsdrucker im Vergleich zu einem Einzelgerät standhalten – durch das Zusammenführen der Geräte werden oft Abstriche gemacht.
Auch die Wartung des Geräts muss bedacht werden. Fehler und Störungen betreffen in der Regel das ganze Gerät und schränken alle Funktionen ein. Ist ein Teilgerät defekt, muss das gesamte Gerät gewartet oder eventuell ausgetauscht werden.
Die Vorbereitung auf den Kauf
Ist die Entscheidung gefallen, dass ein Multifunktionsdrucker angeschafft werden soll, bleibt die Frage – welcher? Es gibt viele verschiedenen Varianten für beinah jede Zielgruppe. Dazu kommt eine Vielfalt an Marken in unterschiedlichen Preisklassen.
Verschiedene Variationen von Multifunktionsdruckern
Tintenstrahl oder Laser: Tintenstrahldrucker sind besser für den privaten Gebrauch, denn sie können auch Fotos in hoher Qualität drucken. Im Business-Bereich ist ein Laserdrucker vorteilhafter, denn er ist effizienter, im Unterhalt billiger und besser für hohe Druckmengen. Ein Gerät mit Tintenstrahl ist allerdings in der Anschaffung billiger.
Schwarz-weiß oder farbig: Diese Wahl entscheidet sich entlang der gleichen Linien wie die nach Tintenstrahl oder Laser. Multifunktionsgeräte, die farbig drucken und kopieren können, werden eher privat gebraucht, für Bilder und Fotos. Für Büros reicht schwarz-weiß Druck in der Regel völlig aus (Ausnahmen: Grafiken und Diagramme, also ist auch diese Entscheidung letztendlich von der Branche abhängig).
3-in-1 oder inklusive Faxgerät: Je nachdem, ob bereits ein Fax vorhanden ist (eventuell in Verbindung mit der Telefonanlage), muss über ein 3-in-1 oder 4-in-1 Gerät nachgedacht werden. Natürlich entstehen dadurch preisliche Unterschiede.
Sonderfunktionen
Wer bestimmte extra Features am Gerät braucht, muss beim Kauf darauf achten, dass diese vorhanden sind. Denn nicht jeder Multifunktionsdrucker ist mit den folgenden Funktionen ausgestattet:
- beidseitiger Druck
- automatische Dokumentenzufuhr
- mehrere und große Papierkassetten
- Möglichkeit, große Formate zu drucken
- Einbindung in ein kabelloses Netzwerk
- Loch- bzw. Tackerfunktion
- Kartenlesegerät, mit dem zum Beispiel Kopierkarten von Mitarbeitern gescannt werden
- USB-Anschlüsse
- LAN, W-LAN oder Bluetooth Verbindung
- schnelle Betriebsbereitschaft nach Stand-By
- Möglichkeit, CDs zu bedrucken
Welche Marken gibt es?
Die Marktführer sind HP, Xerox, Samsung, Canon, Lexmark, und Epson. Jede Marke hat eigene Spezialitäten, Vor- und Nachteile – und es gibt selbstverständlich auch noch andere Marken oder no-name Multifunktionsdrucker.
HP überzeugt in Testberichten mit den Modellen LaserJet Pro M476dw und dem Officejet Pro8610 bzw. 8620. Alle Geräte bieten doppelseitigen Druck, ein Grafikdisplay, einen USB Anschluss und die Möglichkeit der Einbindung in ein Netzwerk. Der Officejet ist schneller, dafür kann der Laserjet mit einer höheren Anzahl Formaten umgehen.
Xerox vermarktet Multifunktionsdrucker in der Reihe „Workcentre“ – besonders gut schneiden die Modelle 6655, 3615 und 7845 ab. Von diesen ist der WorkCentre 3615 der flexibelste mit den meisten Funktionen – er druckt allerdings nur schwarz/weiß.
Samsung nennt seine Multifunktionsdrucker ProXpress und MultiXpress – alle haben die grundlegende Features und wenig Schnick-Schnack. Die ProXpress können viele Formate drucken, aber die MultiXpress Linie druckt schneller. Die ProXpress Modelle sind wesentlich billiger als die aus der MultiXpress Reihe.
Bei Canon gibt es All-in-One Drucker unter den Namen Maxify und Pixma, wobei der Pixma MX395 ein Basis-Modell mit den wichtigsten Features zu einem guten Preis ist. Die anderen Modelle bieten umfangreichere Eigenschaften, zum Beispiel Bluetooth Verbindung, Netzwerkverbindung und doppelseitiger Druck.
Lexmark bietet sehr moderne Multifunktionsdrucker an. So zum Beispiel den futuristischen, hochkant stehenden Genesis S815, der durch Design und Funktionen besticht, aber Punktabzug aufgrund seiner geringen Größe und daher beschränkten Papierformate bekommt. Der OfficeEdge Pro 5500 und die X-792 Serie überzeugen durch mehr Möglichkeiten.
Multifunktionsdrucker von Epson gibt es in der „WorkForce“ und der „Expression“ Serie. Alle Modelle sind Tintenstrahldrucker mit vielen Sonder-Funktionen, unter anderem einem integrierten Kartenleser. Die einzelnen Geräte unterscheiden sich stark in Bezug auf ihre Energieeffizienz, ihre Auflösung und Druckgeschwindigkeit.
Wie unterscheiden sich die Marken?
Laut Testberichten liegt in der Kategorie Schnelligkeit der Canon Pixma MP830 vorn, bei der Handhabung (Bedienung, Software, Handbuchqualität) der Lexmark X4550. HP Multifunktionsdrucker sind vergleichsweise platzsparend, während Xerox Drucker vor allem mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis aufwarten können.
Die Multifunktionsdrucker von Samsung haben ein sehr hohes monatliches Druckvolumen, das teilweise bis zu viermal höher ist als das der Konkurrenz. In Fachmagazinen im Internet liegen Modelle von Epson meist ganz vorn auf den Bestenlisten. Canon ist gut geeignet für Fotodrucke, hat dafür an anderen Stellen (Papierformate) Abstriche.
Geräte von Lexmark sind in der Regel sehr klein und sparen Platz. Außerdem tragen sie ein Siegel, das geringen Energieverbrauch bestätigt. Epson bietet Kompatibilität mit verschiedenen Papierformaten und viele extra Features in seinen vergleichsweisen kleinen Geräten.
Unbedingt beantworten
Diese Fragen sollten vor dem Kauf geklärt sein, um garantiert einen passenden Multifunktionsdrucker auswählen zu können. Am besten alle Merkmale auf eine Liste schreiben und zum Einkauf mitnehmen.
- Welche Preisspanne liegt im Budget?
- Wie viel Platz ist vorhanden? Soll der Drucker auf dem Boden oder auf dem Schreibtisch stehen?
- Wird Farbdruck benötigt oder reicht schwarz/weiß?
- Wird ein Tintenstrahldrucker oder ein Laserdrucker benötigt?
- Schnelligkeit oder Qualität? Oder beides?
- Mit welchen Papierformaten und -stärken/-dichten wird später gearbeitet?
- Welches Druckvolumen wird anfallen, das der Drucker bewältigen soll?
- Welche extra Features muss das Multifunktionsgerät auf jeden Fall aufweisen? Welche wären schön, sind aber nicht Pflicht?
- Gibt es Marken, die anderen vorgezogen werden?
Der Kauf eines Multifunktionsdruckers
Ob vor Ort kaufen, online bestellen oder anliefern lassen: nachdem die Entscheidung über den richtigen Multifunktionsdrucker gefallen ist, ist der Kauf die niedrigste Hürde. Gute Vorbereitung hilft sehr viel, aber das Gerät selbst zu sehen und in den Handbüchern seine Eigenschaften nachzulesen, ist trotzdem ein wichtiger Schritt.
Worauf beim Kauf geachtet werden muss
Das neue Geräte sollte auf die benötigten Tintenpatronen überprüft werden. Sind diese eine spezielle Anfertigung, kann das unter Umständen zu Problemen führen. Manche Marken lassen sich nicht in der Umgebung kaufen und übers Internet nur teuer bestellen. Daher muss darauf geachtet werden, dass die Patronen leicht nachzukaufen sind.
Auch im Hinblick auf die Patronen-Effizienz gibt es zwischen einzelnen Multifunktionsgeräten große Unterschiede. Manche haben nur eine Patrone, in der alle vier Druckfarben aufbewahrt werden. Gerade in einem Büro, das hauptsächlich schwarz-weiß druckt, kann das schnell dazu führen, dass die gesamte Patrone neu gekauft werden muss obwohl drei Farben kaum verbraucht sind. Umweltfreundlicher und preisgünstiger sind einzelne Patronen und solche, die besonders viel Tinte fassen.
In der Regel sollte in der Produktbeschreibung ein empfohlenes Druckvolumen angegeben sein, zum Beispiel „1500 Seiten pro Monat“. Wer auf dieses Volumen achtet und einen Multifunktionsdrucker kauft, der den Anforderungen entspricht, stellt sicher, dass der Drucker lange hält und in guter Qualität drucken kann.
Merkmale eines guten Druckers
Was ein guter Multifunktionsdrucker ist, ist letztendlich dem Käufer überlassen. Das Gerät muss zu ihm und seinen Anforderungen passen. Dazu gehört, dass es alle Features hat, die wirklich gebraucht werden. Außerdem spielt die Preisklasse eine große Rolle. Auch die Funktionalität kommt ins Spiel – die Software des Druckers beeinflusst die Qualität der Scanergebnisse, das Druckvolumen die Lebensdauer.
Kleinere Einzelheiten wie eine persönliche Bevorzugung eines Touchscreens über Knöpfe können darüber entscheiden, welches Modell als besser empfunden wird. Sich über die persönlichen Anforderungen – Farbdruck, Druckgeschwindigkeit, Papierformate – im Voraus im Klaren zu sein, hilft, den richtigen Drucker auszuwählen.
Generell ist ein guter Multifunktionsdrucker langlebig und problemfrei. Er muss sich einfach und kostengünstig warten lassen und Ersatzteile müssen schnell zu finden sein. Das Preis-Leistungs-Verhältnis muss stimmen und eine Empfehlung der Stiftung Warentest oder aus einem Fachmagazin schadet nicht.
Der Multifunktionsdrucker in Aktion
Wenn das Multifunktionsgerät gekauft ist, bleibt die Installation und der Betrieb. Für die Installation sollte man sich Zeit nehmen und die Bedienungsanleitung genau lesen. Nichts ist lästiger, als durch falsche Grundeinstellungen die Inbetriebnahme zu verzögern. Von da an kann der Drucker – ob privat oder im Büro – die Arbeit massiv erleichtern. Einige Hinweise zum Gebrauch und zur Wartung sollten beachtet werden.
Worauf kommt es beim Gebrauch an?
Der Multifunktionsdrucker sollte regelmäßig benutzt werden, da sonst die Tinte austrocknen kann, was dazu führt, dass Patronen ausgetauscht werden müssen. Weiterhin sollten für jeden Kopier- oder Druckvorgang die Einstellungen genau überprüft werden – das das Gerät viele Funktionen hat, kann leicht etwas vom vorherigen Nutzer verstellt sein. Die Wahl des richtigen Papierfachs und allgemeine Einstellungen wie doppelseitiges Kopieren und Lochung sind aber sehr wichtig für die Zufriedenheit mit dem Ergebnis.
Die Ursache für eventuelle Fehlermeldungen sind nicht immer sofort beim Gerät zu suchen. Sie können auch in der Schnittstelle zwischen Drucker und Computer entstehen, zum Beispiel wenn der Drucker das Betriebssystem nicht unterstützt. Für größere Probleme ist es besser, im Handbuch nachzuschlagen oder den Service-Dienst zu rufen – durch eigenes Verstellen oder Reparieren kann die Situation verschlimmert werden.
Der Multifunktionsdrucker sollte mit nichts konfrontiert werden, mit dem er nicht umgehen kann. Ein automatischer Papiereinzug mag in der Regel keine Büroklammern oder Tackerklammern. Jedes Papierfach hat Limits hinsichtlich der Papiergröße und -stärke. Manche Geräte habe ein separates Einzugsfach, um Folien zu bedrucken. Auch der klappbare Deckel hat Grenzen und sollte nicht mit dicken Büchern überdehnt werden.
Häufig gestellte Fragen
- Wo sollte der Multifunktionsdrucker gekauft werden? Die Preise eines einzelnen Modells können zwischen dem örtlichen Elektronikmarkt und dem Internet stark schwanken, teilweise bis zu 200 Prozent. Es lohnt sich, im Internet Preise zu vergleichen und nicht auf den bekanntesten Online Versandhandel zu vertrauen.
- Ist es empfehlenswert, einen Multifunktionsdrucker gebraucht zu kaufen? Durch den Kauf eines gebrauchten Druckers spart man Geld. Allerdings sollte man sich sehr gut informieren, wie die Qualität des Geräts ist.
- Das Gerät wurde im Internet schlecht bewertet – ist es deswegen von niederer Qualität? Nein, nicht zwingend. Bewertungen im Internet sollten über die Punkte/Sterne-Bewertung hinaus gelesen werden. Vielleicht bemängelt des Rezensent etwas, das für einen selbst nicht ausschlaggebend ist.
- Kann der Multifunktionsdrucker mehrere Vorgänge gleichzeitig bearbeiten? Das hängt vom Gerät ab – bei manchen ist es in der Tat möglich, Dokumente zu scannen, während ein Druckvorgang abläuft. Einige besonders große Geräte können sogar zwei getrennte Dokumente in getrennte Ausgabefächer drucken.
Tips und Tricks rund um den Kauf eines Multifunktionsdruckers
Man sollte nach Möglichkeit lieber ein teureres Modell kaufen, denn das spart Folgekosten: ein sehr billiger Drucker braucht wesentlich mehr Tinte und hat erhöhte Wartungskosten. Ein Modell mit WLAN kann auch relativ weit entfernt vom PC Arbeitsplatz aufgestellt werden und hat weniger Kabelsalat. Genaues Durchlesen des Handbuchs und der Kundenbewertungen erspart eine Menge Ärger. Und: man sollte sich etwas Zeit lassen, um die richtige Entscheidung fundiert zu treffen.